Program manager European University Alliance HEROES – 100%

[English version below]

Programmamanager European Universitaire Alliantie HEROES – 100%

Hier gebeurt het. Met meer dan 2000 medewerkers en meer dan 22.000 studenten is Thomas More de grootste hogeschool van Vlaanderen, een warme, internationale en bruisende community met optimale leerkansen voor elk talent. Om onze visie als duurzaam A-merk verder te realiseren zijn wij op zoek naar mensen met Lef, Enthousiasme, Focus en Vertrouwen. Geïnspireerd door deze vier waarden bieden wij je een uitdagende job binnen een dynamische onderwijsomgeving waarin vernieuwing en samenwerking cruciaal zijn, en waarin je bijdraagt aan een aangename werkomgeving voor iedereen.

Profiel en ervaring:

• Je beschikt minimaal over een masterdiploma in een relevant vakgebied.
• Je hebt aantoonbare ervaring in projectmanagement, met name in een internationale context.
• Je beschikt over relevante kennis van en ervaring met het beheer van grote EU-subsidies met meerdere begunstigden. Ervaring met het financieringssysteem met forfaitaire bedragen (‘Lump Sum’) is een pluspunt.
• Je hebt een grondige kennis van het Europese hogeronderwijslandschap, EU-beleid en wettelijke kaders op het gebied van onderwijs, onderzoek en innovatie.
• Je bezit over sterke leiderschaps- en samenwerkingsvaardigheden, en over de capaciteit om een multicultureel team te leiden.
• Je kan het globaal overzicht houden over een zeer breed project en het partnerschap, zonder de details en de onderlinge verbondenheid tussen werkpakketten en taken uit het oog te verliezen.
• Je gaat effectief om met een grote en diverse groep mensen en stakeholders, zowel intern als extern.
• Je bent probleemoplossend en resultaatsgericht.
• Je bent vlot Engelstalig (C1) en hebt een goede kennis van het Nederlands (B2). Bijkomende talenkennis van (een van de) HEROES-partners is een pluspunt.
• Je kan het partnerschap stap voor stap begeleiden naar het bereiken van de gedeelde doelstellingen.
• Je bent bereid om te reizen binnen Europa wanneer dat nodig is.

Inhoud van de opdracht:

De nieuwe Europese Universitaire Alliantie HEROES, medegefinancierd door de Europese Commissie (Erasmus+), verenigt 9 hogescholen in de hele EU (zie: www.heroesuniversity.eu). Vanaf januari 2025 zullen maar liefst 120.000 studenten en 14.000 personeelsleden, verspreid over 22 campussen in 9 landen, kunnen genieten van dit baanbrekende partnerschap. Het doel van HEROES – ‘Higher Education for Resilience-Oriented and Empowered Societies’ - is het versterken van slimme regionale veerkracht door middel van digitale innovaties, in lijn met de ambities van de Europese Onderwijs- en Onderzoeksruimte en met de dubbele groene en digitale transitie.

Thomas More zal de eerste hogeschool in Vlaanderen zijn die zo'n Europese alliantie leidt - een belangrijke stap voorwaarts als een internationale hogeschool. Als trekker zal Thomas More het organisatorische epicentrum van HEROES zijn.

Om de missie van de HEROES Alliantie mee aan te sturen, is Thomas More op zoek naar een ervaren Programmamanager.

De partners van de HEROES Alliantie zullen structuren en activiteiten ontwikkelen om een volwaardige Europese Universitaire Alliantie te worden tegen het einde van de financieringsperiode (31/12/2028). De programmamanager (PM) staat in voor de uitvoering van het werkplan, in lijn met de gezamenlijke missieverklaring (Joint Mission Statement) en prestatie-indicatoren. De PM geeft leiding aan het Managementteam. Deze bestaat uit de leiders van de 8 werkpakketten met elk de verantwoordelijkheid voor de uitvoering ervan. Elke partnerhogeschool vaardigt een werkpakketleider af.

De PM rapporteert aan de Executive Director van de Alliantie en zorgt ervoor dat de strategische besluitvormingsorganen, met name de Steering Committee of Directors en de Board of Directors, functioneren. De PM kijkt erop toe dat alle partners betrokken zijn bij de geplande activiteiten en fungeert als het belangrijkste contactpunt voor de leiders van de werkpakketten, de kwaliteitsmedewerker, een projectteam en de projectmedewerker bij de Europese Commissie (Europees Uitvoerend Agentschap Onderwijs en Cultuur). De PM is verantwoordelijk voor het opleveren van het project, binnen de deadline en het budget.

Voorbeelden van taken:

• Coördineren van het HEROES Managementteam (8 werkpakketleiders) en de werkpakketverantwoordelijken bij Thomas More. Toezicht houden op de uitvoering van de werkpakketten in overeenstemming met het werkplan, tijdschema, budget en strategische beslissingen van de Steering Committee. Identificeren van en anticiperen op synergiën tussen werkpakketten en taken, bevorderen van samenwerking om de algehele efficiëntie en resultaten van het project te verbeteren.
• Ontwikkelen en implementeren van procedures, richtlijnen en instrumenten voor project- en kennisbeheer en voor technische en financiële rapportage aan de bestuursorganen en de Europese Commissie.
• Rapporteren aan het Uitvoerend Agentschap van de Europese Commissie over de voortgang in het EU Funding & Tenders Portal in overeenstemming met de subsidieovereenkomst.
• Waarborgen van de kwaliteit van projectactiviteiten en -outputs in samenwerking met de aangewezen kwaliteitsborger. Identificeren en adequaat reageren op risico's.
• Coördineren en voorbereiden van vergaderingen van de belangrijkste besluitvormingsorganen van de HEROES Alliantie, Steering Committee of Directors en de Board of Directors, in samenwerking met de Executive Director van HEROES.
• Ontwikkelen en onderhouden van een netwerk van partners, relevante internationale organisaties en EU-stakeholders. Mee organiseren van de jaarlijkse vergaderingen van het HEROES International Advisory Network.
• Betrekken van lokale belanghebbenden en organiseren van een jaarlijkse vergadering van belanghebbenden op lokaal niveau volgens een gezamenlijk overeengekomen format.
• De ontwikkeling coördineren van een gezamenlijke duurzaamheids- en financieringsstrategie voor de lange termijn voor de HEROES Alliantie in relatie tot de juridische entiteit.
• Ondersteuning van de organisatie van halfjaarlijkse partnerconferenties en andere disseminatieactiviteiten en -evenementen.
• Verantwoordelijkheid voor het financieel beheer van het programma.
• Waar nodig ad hoc task forces oprichten bestaande uit relevante beleidsactoren op (inter)nationaal niveau.

Aanbod:

• Een voltijdse aanwerving voor 4 jaar als contractueel administratief medewerker voor 100%
• Indiensttreding ten laatste op 1 januari 2025
• Barema: A2 met mandaatsvergoeding (bij benadering A31)
• De standplaats van de Programmamanager is het HEROES Secretariaat op de campus van Thomas More in Geel. Werken vanop andere campussen is mogelijk.

Meer informatie m.b.t. de inhoud van de opdracht kan je verkrijgen bij kris.vancluysen@thomasmore.be.

Solliciteren (online met CV en motivatiebrief) kan tot en met 21 september 2024.

Referentie: TMK-2024-II-440 - Publicatiedatum: 30-08-24

Program manager European University Alliance HEROES – 100%

Where it happens. With over 2,000 employees and more than 22,000 students, Thomas More is the largest university college in Flanders, a warm, international and vibrant community with optimal learning opportunities for every talent. To further realize our vision as a sustainable A-brand, we are looking for people with guts, enthusiasm, focus and confidence. Inspired by these four values, we offer you a challenging job within a dynamic educational environment in which innovation and collaboration are crucial, and in which you contribute to a pleasant working environment for everyone.

Your profile and experience:

• Minimum master degree in a relevant field.
• Proven skills in project management, particularly in an international context.
• Relevant knowledge and experience in the administration and management of large, multi-beneficiary EU grants. Experience with the Lump Sum funding scheme is an asset.
• In-depth knowledge of the European higher education landscape, EU policies and legal frameworks in the fields of education, research and innovation.
• Strong leadership and collaboration skills and ability to manage a multicultural team.
• Ability to maintain a global overview of a wide-reaching project and partnership while also not losing sight of the details and interconnectedness of work packages and tasks.
• Ability to interact effectively with a wide range of people and stakeholders, both internally and externally.
• Problem-solving and results-oriented approach.
• Excellent proficiency in English (C1) and knowledge of Dutch (B2). Knowledge of other languages of the HEROES Alliance members is an advantage.
• Ability to guide the partnership step-by-step toward achieving the shared objectives.
• Ready for travel within Europe, as required.

Role and responsibilities:

The brand-new European University Alliance HEROES, co-funded by the European Commission (Erasmus+), unites 9 universities of applied sciences across the EU (see: www.heroesuniversity.eu). From January 2025 onwards, no fewer than 120,000 students and 14,000 staff members across 22 campuses in 9 countries will benefit from this groundbreaking partnership. The aim of HEROES – Higher Education for Resilience-Oriented and Empowered Societies - is to strengthen smart regional resilience through digital innovations, in line with the ambitions of the European Education and Research Areas and the twin green and digital transition.

Thomas More will be the first university of applied sciences in Flanders to lead such a European alliance - a significant step forward in its path towards becoming an international university of applied sciences. As lead, Thomas More will be the organisational epicenter of HEROES.

To help drive the joint mission of the HEROES Alliance, Thomas More is seeking an experienced Program Manager.

Position

The partners of the HEROES Alliance will develop structures and activities to become a fully-fledged European University Alliance by the end of the funding period (31/12/2028). To this end, the Project Manager (PM) ensures the implementation of the work plan in line with the joint mission statement and performance indicators. The PM leads the Management Team of the Alliance, consisting of the leaders of the 8 work packages, who are responsible for their implementation.

The PM reports to the Executive Director of the Alliance and ensures that strategic decision making bodies, in particular the Steering Committee of Directors and Board of Presidents, function smoothly. The PM guarantees that all partners are fully involved in the planned activities and serves as the main point of contact for the work package leaders, the quality assurance officer, a project support team and the project officer at the European Commission (European Education and Culture Executive Agency).The PM is responsible for delivering the project on time and within budget.

Tasks include:

• Coordinate the HEROES Management Team (consisting of 8 workpackage leaders) and internal work package responsibles and monitor the implementation of the work packages in accordance with the work plan, timeline, budget, and strategic decisions of the Steering Committee. Identify and anticipate synergies between work packages and tasks, facilitating collaboration to enhance overall project efficiency and outcomes.
• Develop and implement procedures, guidelines and tools for project and knowledge management and for technical and financial reporting to the governing bodies and the European Commission.
• Report on the progression in the EU Funding & Tenders Portal (milestones and deliverables), in line with the Grant Agreement.
• Ensure the quality of project activities and outputs in cooperation with the designated quality assurance officer, and identify and respond to risks adequately.
• Coordinate and prepare meetings of the main decision-making bodies of the HEROES Alliance: the Steering Committee and the Board of Presidents, in cooperation with the HEROES Executive Director
• Develop and maintain a network of associated partners, relevant international organisations and EU stakeholders and co-organise in annual meetings of the HEROES International Advisory Network.
• Engage local stakeholders and organise a yearly stakeholder meeting at the local level following a jointly agreed format.
• Coordinate the development of a joint long-term sustainability and funding strategy for the HEROES Alliance in relation to the established legal entity.
• Support the organisation of semiannual partner conferences and other dissemination activities and events.
• Responsible for financial management of the program
• Establish ad hoc task forces consisting of relevant policy actors at the (inter)national level, when appropriate.

Offer:

• A fulltime contract for 4 years as administrative staff member
• Start date: as soon as possible and by 1 January 2025 at the latest
• Salary scale: A2, with mandate to approach A31
• The position of Program Manager is activity based at the HEROES General Secretariat at Thomas More University of Applied Sciences, located in Geel, Belgium. Work on other campuses, such as Mechelen possible.

For more information about the role and responsibilities of the Program Manager: kris.vancluysen@thomasmore.be.

Deadline for applications (online with cv and motivation letter): 21 september 2024.

Reference: TMK-2024-II-440 - Publication date: 30-08-24