Medewerker Onderwijs- en Studentenadministratie (100%)

Medewerker Onderwijs- en Studentenadministratie

100% onbepaalde duur

Hoofdlocatie: Campus Leuven Lemmens

Voorstelling

LUCA School of Arts is een multidisciplinaire onderwijs- en onderzoeksomgeving waar creatief talent zich artistiek, uitvoerend en technisch kan ontplooien en ontwikkelen. In vier steden (Brussel, Genk, Gent en Leuven) bundelt LUCA de onderwijsexpertise van vijf gerenommeerde instituten (Sint-Lukas, Narafi, C-mine, Sint-Lucas en Lemmens). Het artistiek onderzoek van LUCA is ingebed in de geassocieerde Faculteit Kunsten van de KU Leuven. Met meer dan 700 personeelsleden en 3.800 studenten is LUCA een creatieve hub voor meer dan 4.500 kunstenaars, theater- en filmmakers, designers, musici, fotografen, leraren, onderzoekers…

Respect en integriteit definiëren onze basishouding, duurzaamheid en diversiteit zien we als een troef, kwaliteit is onze drijfveer. De komende jaren willen we LUCA een identiteit geven als actor in de maatschappij, ons opleidingsinstituut onderdeel laten worden van een laboratorium, ons aanbod aanvullen met vraaggestuurde initiatieven, en onze multicampusrealiteit ontsluiten tot een netwerk.

LUCA wil een omgeving creëren waarin alle talenten maximaal tot ontplooiing kunnen komen, ongeacht gender, leeftijd, culturele achtergrond, nationaliteit of functiebeperking. Daarom verwelkomen we alle talentvolle mensen die de meerwaarde van diversiteit erkennen en mee vorm willen geven aan een inclusieve organisatie.

#weArt

Functiecontext

Als medewerker in de onderwijs- en studentenadministratie maak je deel uit van de campusdienst van campus Lemmens Leuven. Samen met je collega’s van het campussecretariaat ben je verantwoordelijk voor een aantal administratieve en organisatorische processen om een continue kwalitatieve ondersteuning te kunnen garanderen vanuit de dienst. Daarnaast ben je samen met de collega’s van het campussecretariaat het eerste aanspreekpunt voor studenten, docenten en bezoekers.

Het team van onderwijsadministratie werkt in een hybride context met een hoge mate van zelfregulering, veel ruimte voor zelfstandigheid en initiatief; daarnaast is er een gelijke mate van samenwerking en afstemming. Je rapporteert aan de campusmanager en het diensthoofd onderwijsadministratie.

Functie en verantwoordelijkheden

• je staat in voor de coördinatie van de examenverwerking: voorbereiding, administratieve begeleiding en behandeling van de examencommissie (ondersteuning docenten bij de puntenberekening, verwerking punten, examencommissies begeleiden, opvolging nadien: correcties doen)
• je staat in voor de jaarlijkse invoer van het nieuwe curriculum in de studiegids (invoer opleidingsonderdelen, complexe beoordelingsstructuur, herkansbaarheid,…) in samenwerking met medewerkers van de LUCA-brede onderwijsadministratie
• je bent verantwoordelijk voor het beantwoorden van vragen rond inschrijven (en uitschrijvingen), studiegeld, abonnementen openbaar vervoer, studentenkaarten,…
• je waakt in nauwe samenwerking met de trajectbegeleiders over de ISP’s van de studenten (individueel studieprogramma), je geeft advies over studievoortgangsmaatregelen…;
• je neemt deel aan teamvergaderingen op de campus en LUCA Breed en aan overleg dat vanuit de centrale LUCA diensten wordt georganiseerd oa over inschrijvingen, examenadministratie, curriculuminvoer, …;
• je zorgt tijdig voor de nodige communicatie naar studenten, docenten, opleidingscoördinatoren, … via de gepaste kanalen;
• je beantwoordt vragen van studenten, docenten, onderzoekers en bezoekers zowel schriftelijk als mondeling (via e-mail, telefonisch en face-to-face tijdens de openingsuren van het campussecretariaat). Dit zowel in het Nederlands als in het Engels;
• je bent het gezicht van de studentenadministratie in Leuven.
• je bent een brugfiguur tussen de campusadministratie en het LUCA Brede team.
• je verzekert samen met je collega’s de permanentie op het campussecretariaat.
• je bent – in overleg met de direct leidinggevende – inzetbaar bij campusactiviteiten (bijv. open campusdagen, proclamatie, …);
• je voert ook algemene onderwijs- en campusondersteunende taken uit.

Profiel

• je bent bij voorkeur minimaal in het bezit van een bachelordiploma of gelijkwaardig; een aantal jaren relevante ervaring in een vergelijkbare functie is een meerwaarde;
• je bent sociaal vaardig en kan vlot en collegiaal in teamverband werken;
• je bent communicatief vaardig, constructief ingesteld en kan respectvol omgaan met anderen;
• je kan zelfstandig en nauwkeurig werken, bent flexibel maar toch standvastig, en je bent in staat om verschillende verantwoordelijkheden gelijktijdig te behandelen;
• je werkt resultaatgericht en bent stressbestendig;
• je bent iemand die werk ziet, initiatief neemt en collega’s ondersteunt bij de administratieve en operationele taken die horen bij ondersteuning van de campus. Je kan in teamverband afspraken maken over verdeling en organisatie van het werk;
• je bent pro-actief, hands on, signaleert problemen bij je leidinggevende en geeft advies
• je beschikt over een zeer goede kennis van het Nederlands en een goede kennis van het Engels zowel mondeling als schriftelijk;
• je bent zeer goed vertrouwd met MS-Office toepassingen, vindt snel je weg in nieuwe softwaretoepassingen en bent bereid de administratieve tools (SAP) aan te leren;
• je hebt kennis van of bent bereid tot het leren van het hoger onderwijssysteem (KU Loket, SAP,…) en de onderwijsprocessen; Je bent een kei in werken in technische programma’s en haalt hier veel voldoening uit
• je bent loyaal ten aanzien van de opdracht, de missie, visie en het onderwijsbeleidsplan van de hogeschool.

Aanbod en voorwaarden

• LUCA biedt een voltijdse aanstelling voor onbepaalde duur als ATP medewerker met B1-barema. Meer informatie over de salarisschalen is te vinden op de website van de Vlaamse overheid (ond.vlaanderen.be).
• Je werkt voornamelijk op Campus Lemmens Leuven.
  Je bent bereid om je occasioneel naar de andere campussen van LUCA te verplaatsen voor vergadering of teambuilding
• Telewerk is mogelijk (1 dag per week)
• Verder bieden we:
  • 100% terugbetaling van duurzame mobiliteit voor woon-werkverkeer (openbaar vervoer en/of fiets),
  • een onkostenvergoeding voor mobiliteit i.f.v. dienstverplaatsingen,
  • de mogelijkheid tot hybride/telewerken,
  • een mooi aantal vakantiedagen,
  • interessante opleidingsmogelijkheden,
  • een laptop,
  • kortingen via Samen Aankoop,
  • een Lerarenkaart,
  • de optie om een hospitalisatieverzekering te nemen aan een gunstig tarief
• Start vanaf half oktober 2024

Interesse?

Meer informatie is te verkrijgen bij Wendy Claes, campusmanager: wendy.claes@luca-arts.be

Solliciteren kan tot en met 6 oktober 2024 ten aanzien van LUCA School of Arts, dienst HR via CV Warehouse.

De kandidaatstelling bevat een dossier bestaande uit:

1. een motivatiebrief
2. een curriculum vitae
3. een attest van diploma (desgevallend een gelijkwaardigheidsverklaring)

Enkel volledige dossiers worden aanvaard.

Een eerste sollicitatiegesprek vindt plaats in de week van 7 oktober 2024, met kandidaten die weerhouden worden na een preselectie op dossier.

De tweede ronde bestaat uit het afleggen van een assessment met psychotechnische proeven via KU Leuven.

Aanstelling gebeurt via beslissing van het Directiecomité rekening houdend met het advies van de selectiecommissie.